Saiba os 7 erros na administração de um consultório

Além de um local de prestação de serviços, o consultório médico é um negócio e deve ser administrado como tal. Nesse sentido, uma gestão eficiente é essencial para que seu serviço seja devidamente reconhecido e apreciado pelos pacientes, sem perder a qualidade no atendimento e o cuidado com a saúde.

A maioria dos profissionais de saúde que atuam como gestores de seus consultórios cometem pequenos erros de gestão, que podem ser facilmente evitados. Pensando nisso, abordaremos sete erros que, se cometidos, podem impedir o crescimento da sua clínica ou consultório.

 

1. Falta de planejamento na utilização do tempo útil do consultório

O primeiro sonho do médico, após a sua formatura e residência, é constituir o próprio consultório, para seu uso exclusivo. Esquece, no entanto, de analisar o quanto do tempo útil do consultório será por ele utilizado. Isso impõe ao profissional um custo com ociosidade bastante expressivo, o que reduz, na maioria dos casos, lucro do empreendimento.

2. Falta de Planejamento do tempo útil da recepcionista

A recepcionista da área da saúde é a pessoa com a qual o paciente tem o primeiro contato. Isso impõe a ela um fluxo de atividades, em ordem sequencial, que compreende desde o atendimento telefônico, preenchimento do cadastro do paciente, agendamento de consulta, confirmação da consulta, atendimento presencial do paciente, entre outras atividades do dia a dia da Clínica ou consultório.
Fazer um planejamento adequado do tempo útil de uma recepcionista da área da saúde não é tarefa fácil. Por essa razão, muitos dos trabalhos necessários do seu dia a dia acabam ficando para segundo plano, às vezes sequer são concluídos. O estresse principal ocorre com a ausência da recepcionista por motivo de férias, doença, greve de transporte público, etc.

3. Colapso no sistema de atendimento telefônico e agendamento de consultas

Com todas as tarefas da recepcionista, não raro o fluxo de ligações telefônicas entra em colapso, ou seja, ligações não atendidas, e, por consequência, consultas perdidas. Dimensione adequadamente o seu quadro de recepcionistas/secretárias. Se precisar, terceirize o atendimento telefônico e agendamento de consultas, que são a alma do seu negócio, para uma secretária online.

4. Má administração financeira

Confundir as contas do consultório com as contas pessoais do seu titular é o erro mais comum na administração financeira. Os recursos da sua clínica que estão no caixa, ou banco, não são seus, pertencem à pessoa jurídica. Essa confusão, além de trazer problemas no fluxo de caixa, pode te trazer risco de autuação fiscal.

5. Atendimento básico aos pacientes, sem emoção, sem encantamento

Isso ocorre devido aos problemas anteriores, gerando estresse da recepcionista que, muitas vezes, tem que cumprir metas de quantidade, em detrimento da qualidade. O atendimento ao seu paciente é fundamental. Ele é a sua fonte e renda. Trate-o bem, pois ele pode indicar outros pacientes para o seu consultório (Mkt de referência).
Na sala de exame, explique com paciência, e em linguagem simples, o diagnóstico que você fez do problema dele e como tratá-lo.
Tenha um consultório bem decorado e confortável. Sirva café, ofereça a senha do wi-fi. O wi-fi é mais importante que jornais e revistas, pense nisso.

6. Equipe desmotivada

Não oferecer treinamento e um plano de carreira para a sua secretária pode desmotivá-la.
Mantenha sua equipe motivada. Não tem coisa pior do que uma secretária ir para o trabalho sem vontade, sem prazer no que faz. O seu paciente percebe isso na hora em que pede licença para adentrar a recepção.
Ofereça bônus por boa performance e simpatia no atendimento e um plano de carreira, entre outras formas de motivação, como treinamento, etc.

7. Não se preocupar com o seu marketing pessoal.

O investimento em marketing pessoal para atrair pacientes é fundamental. Seu público alvo não vai te achar se você ficar no anonimato. A divulgação do trabalho do médico é diferente de qualquer outro serviço ou produto. O marketing de conteúdo e o marketing de referência (boca a boca) são as modalidades mais usadas para a divulgação do seu trabalho. Importante que você conheça as regras do Conselho Federal de Medicina sobre o assunto.

Para mais dicas de gestão de consultórios continue acompanhando o Aluguel de Consultórios!

 

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